§1 Definicje

1. Usługodawca — DC Tomasz Kulesa, Szynwałd 102C, 33-158 Szynwałd, NIP: 9930557032, e-mail: kontakt@wedflow.pl, prowadzący usługę pod domeną app.wedflow.pl.
2. Użytkownik — osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą (fotograf lub wideograf ślubny), która zawarła umowę z Usługodawcą o świadczenie usługi CRM i posiada aktywne konto w Systemie.
3. Klient Użytkownika — osoba fizyczna (para ślubna lub inna osoba), której dane osobowe Użytkownik wprowadza do Systemu w ramach prowadzenia własnej działalności fotograficznej lub wideograficznej.
4. System / Aplikacja / CRM — oprogramowanie udostępniane jako usługa (SaaS) dostępne pod adresem app.wedflow.pl, służące do zarządzania zleceniami, klientami, dokumentami i komunikacją w branży ślubnej.
5. Treści AI — treści tekstowe (e-maile, oferty, opisy, notatki) wygenerowane przez modele językowe na żądanie Użytkownika w ramach Systemu.
6. Nagranie głosowe (voice note) — krótkie nagranie dźwiękowe zapisywane przez Użytkownika jako notatka własna dotycząca zlecenia lub klienta, stanowiące wyłącznie monolog Użytkownika.
7. Zlecenie — projekt ślubny lub fotograficzny zarządzany przez Użytkownika w Systemie, obejmujący dane klienta, terminy, dokumenty i historię komunikacji.
8. Subskrypcja — odpłatna umowa o świadczenie usługi CRM w wybranym planie rozliczeniowym.
9. Panel Administracyjny — interfejs zarządzania kontem Użytkownika dostępny po zalogowaniu do Systemu.
10. Umowa Powierzenia Przetwarzania Danych (DPA) — umowa zawarta pomiędzy Usługodawcą a Użytkownikiem, regulująca zasady przetwarzania danych osobowych Klientów Użytkownika zgodnie z art. 28 RODO, stanowiąca integralną część niniejszego Regulaminu (§9).

§2 Zakres usługi

1. Usługodawca świadczy Użytkownikom usługę CRM dedykowaną fotografom i wideografom ślubnym, obejmującą w szczególności:
   1. zarządzanie bazą klientów i zleceniami ślubnymi (dane par, terminy wesel, umowy, płatności, galerie);
   2. generowanie treści przy pomocy sztucznej inteligencji (oferty handlowe, szablony e-maili, opisy, notatki);
   3. nagrywanie i przechowywanie wiadomości głosowych (voice notes) fotografa;
   4. zarządzanie rezerwacjami sesji plenerowych (moduł „Sesje ślubne");
   5. wysyłanie wiadomości e-mail do Klientów Użytkownika za pośrednictwem serwera SMTP skonfigurowanego przez Użytkownika;
   6. generowanie i wysyłanie formularzy rezerwacji poprzez jednorazowe linki do Klientów;
   7. przechowywanie dokumentów i umów w formie plików oraz linków do zewnętrznych zasobów;
   8. dashboard, raporty, kalendarz, zarządzanie sezonami i lejek sprzedaży.
2. Usługa świadczona jest w trybie ciągłym przez Internet (model SaaS). Usługodawca zastrzega prawo do rozszerzania, modyfikowania lub ograniczania funkcjonalności Systemu z zachowaniem trybu powiadomień określonego w §13.
3. System nie jest przeznaczony do przechowywania zdjęć ani nagrań wideo z eventów — Użytkownik przechowuje pliki mediów na własnym zewnętrznym storage, a w CRM przechowuje wyłącznie linki i dokumenty tekstowe/umowy.

§3 Konto użytkownika

1. Rejestracja konta wymaga podania: imienia i nazwiska lub nazwy firmy, adresu e-mail oraz hasła. Użytkownik może być zobowiązany do podania danych firmy (NIP, adres) na potrzeby wystawiania faktur.
2. Użytkownik zobowiązuje się do podania prawdziwych i aktualnych danych oraz niezwłocznego ich aktualizowania w razie zmiany.
3. Użytkownik jest wyłącznie odpowiedzialny za bezpieczeństwo danych logowania (hasło, kody 2FA). Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za nieautoryzowany dostęp wynikający z niedbalstwa Użytkownika.
4. Zabrania się udostępniania konta osobom trzecim. Każda osoba korzystająca z Systemu musi posiadać własne konto.
5. Użytkownik może w dowolnym momencie usunąć konto za pomocą opcji dostępnych w Panelu Administracyjnym lub poprzez zgłoszenie na adres kontakt@wedflow.pl. Po usunięciu konta dane są przechowywane przez 30 dni (czas na eksport danych), a następnie trwale usuwane — z wyjątkiem danych rozliczeniowych przechowywanych przez okres wymagany przepisami podatkowymi (5 lat).
6. System umożliwia aktywację uwierzytelniania dwuskładnikowego (2FA) — Usługodawca zaleca jego włączenie.

§4 Plany subskrypcyjne i płatności

1. Dostęp do Systemu jest odpłatny zgodnie z aktualnym cennikiem opublikowanym na stronie wedflow.pl. Usługodawca może oferować bezpłatny okres próbny (trial) lub dostęp ograniczony funkcjonalnie bez opłat.
2. Płatności realizowane są za pomocą karty płatniczej lub innych metod udostępnionych przez dostawcę płatności Stripe, Inc. (USA). Akceptowane waluty i metody płatności określa bieżący cennik.
3. Subskrypcja odnawia się automatycznie w wybranym cyklu rozliczeniowym (miesięcznym lub rocznym). Użytkownik może anulować automatyczne odnawianie w Panelu Administracyjnym przed końcem bieżącego okresu rozliczeniowego.
4. Polityka zwrotów: Opłata za bieżący okres rozliczeniowy nie podlega zwrotowi, z wyjątkiem sytuacji, gdy Usługodawca w sposób istotny naruszył warunki świadczenia usługi i nie usunął naruszenia w terminie 14 dni od pisemnego powiadomienia. Usługodawca rozpatruje wnioski o zwrot indywidualnie.
5. Wygaśnięcie subskrypcji: Po zakończeniu lub wygaśnięciu subskrypcji Użytkownik ma 30 dni na eksport swoich danych. Po tym terminie konto i wszystkie dane (z wyjątkiem danych rozliczeniowych wymaganych przepisami prawa) zostają trwale usunięte.
6. Usługodawca wystawia fakturę VAT na żądanie Użytkownika.

§5 Funkcja generowania treści przez AI

1. System umożliwia generowanie treści tekstowych (e-maile, oferty, notatki, opisy) przy użyciu modeli językowych dostarczanych przez Anthropic PBC (USA) — usługa Claude.
2. Zastrzeżenia dotyczące treści AI:
   1. Treści wygenerowane przez AI mają charakter pomocniczy i nie stanowią porady prawnej, finansowej ani zawodowej;
   2. Użytkownik jest wyłącznie odpowiedzialny za weryfikację, zatwierdzenie i ewentualną modyfikację każdej treści wygenerowanej przez AI przed jej użyciem lub wysyłką do Klientów;
   3. Usługodawca nie gwarantuje dokładności, aktualności, kompletności ani stosowności treści wygenerowanych przez AI;
   4. Użytkownik nie może używać treści AI do wprowadzania Klientów w błąd, naruszania praw osób trzecich ani do celów niezgodnych z prawem;
   5. Dane wprowadzone przez Użytkownika do promptów AI mogą być przetwarzane przez Anthropic PBC. Anthropic nie używa danych przesłanych przez API do trenowania modeli. Szczegóły: privacy.anthropic.com.
3. Użytkownik może nie korzystać z funkcji AI — nie wpływa to na dostępność pozostałych funkcji Systemu.
4. Własność treści: Użytkownik nabywa prawo do korzystania z treści wygenerowanych przez AI na potrzeby prowadzonej działalności. Usługodawca nie rości sobie żadnych praw do treści wygenerowanych na zlecenie Użytkownika.

§6 Funkcja nagrań głosowych

1. System umożliwia nagrywanie i przechowywanie krótkich wiadomości głosowych (voice notes), które stanowią wyłącznie monolog Użytkownika — własne notatki, uwagi i spostrzeżenia fotografa dotyczące zlecenia lub klienta.
2. Nagrania głosowe są przesyłane i przechowywane z zastosowaniem szyfrowania (TLS 1.2+ w transmisji; szyfrowanie danych w spoczynku po stronie serwera).
3. Dostęp do nagrań ma wyłącznie zalogowany Użytkownik będący właścicielem konta. Nagrania nie są udostępniane osobom trzecim bez wyraźnej zgody Użytkownika, z wyjątkiem przypadków wymaganych przepisami prawa.
4. Nagrania głosowe są przechowywane przez czas trwania aktywnej subskrypcji oraz przez 7 dni po jej zakończeniu, po czym są trwale usuwane.
5. Ponieważ voice notes stanowią wyłącznie monolog Użytkownika, nie jest wymagana zgoda osób trzecich na nagrywanie. Jeśli Użytkownik zdecyduje się nagrywać rozmowy z Klientami lub innymi osobami, jest zobowiązany do poinformowania tych osób o nagrywaniu i uzyskania ich zgody, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

§7 Wysyłanie wiadomości e-mail

1. System umożliwia wysyłanie wiadomości e-mail do Klientów Użytkownika wyłącznie za pośrednictwem serwera SMTP skonfigurowanego przez Użytkownika (własny serwer pocztowy lub konto u zewnętrznego dostawcy poczty wybranego przez Użytkownika).
2. Użytkownik jest nadawcą i administratorem danych dla korespondencji prowadzonej z Klientami za pośrednictwem Systemu. Usługodawca pełni rolę podmiotu przetwarzającego (art. 28 RODO) w odniesieniu do adresów e-mail Klientów użytych do wysyłki.
3. Użytkownik zobowiązuje się do posiadania właściwej podstawy prawnej do wysyłki każdej wiadomości e-mail do swoich Klientów:
   1. Wiadomości transakcyjne (potwierdzenia, faktury, linki do formularzy, przypomnienia o płatności) — podstawa: wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO); nie wymagają odrębnej zgody marketingowej;
   2. Wiadomości marketingowe — podstawa: zgoda odbiorcy (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) + wymogi ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną (UŚUDE, art. 10).
4. Użytkownik zobowiązuje się nie używać Systemu do masowej wysyłki niechcianych wiadomości (spam). Naruszenie tego zakazu może skutkować natychmiastowym zawieszeniem lub usunięciem konta.
5. Wiadomości marketingowe wysyłane przez Użytkownika do Klientów muszą zawierać możliwość rezygnacji z ich dalszego otrzymywania (unsubscribe). Użytkownik honoruje rezygnacje w ciągu 10 dni roboczych.
6. Dane dotyczące konfiguracji SMTP (host, port, login, hasło) są szyfrowane i przechowywane wyłącznie na potrzeby świadczenia usługi wysyłki.

§8 Obowiązki użytkownika jako administratora danych

1. Użytkownik, wprowadzając do Systemu dane osobowe swoich Klientów, działa jako administrator danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO. Usługodawca pełni rolę podmiotu przetwarzającego (art. 4 pkt 8 RODO).
2. Użytkownik zobowiązuje się do:
   1. posiadania właściwej podstawy prawnej przetwarzania danych każdego Klienta (art. 6 RODO);
   2. informowania swoich Klientów o przetwarzaniu ich danych osobowych zgodnie z art. 13 i 14 RODO (klauzula informacyjna);
   3. realizowania praw Klientów jako osób, których dane dotyczą (prawo dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu);
   4. nieprzechowywania w Systemie danych szczególnych kategorii (art. 9 RODO: dane zdrowotne, wyznanie, orientacja seksualna itp.) bez odpowiedniej podstawy prawnej i wyraźnej zgody osób, których dane dotyczą;
   5. niezwłocznego zgłaszania Usługodawcy wszelkich podejrzeń naruszeń bezpieczeństwa danych Klientów — nie później niż w ciągu 48 godzin od powzięcia informacji.
3. System nie jest przeznaczony do przechowywania danych osób poniżej 16. roku życia jako głównych podmiotów danych. Dane dzieci mogą być przechowywane wyłącznie jako element dokumentacji zlecenia ślubnego.

§9 Umowa powierzenia przetwarzania danych (DPA)

1. Przedmiot przetwarzania: Usługodawca przetwarza dane osobowe Klientów Użytkownika wyłącznie w celu świadczenia usługi CRM, na udokumentowane polecenie Użytkownika.
2. Charakter i cel przetwarzania: Przechowywanie, organizowanie, wyświetlanie i przetwarzanie danych klientów w ramach funkcji CRM; wysyłanie e-maili na polecenie Użytkownika; generowanie treści AI na podstawie danych dostarczonych przez Użytkownika.
3. Rodzaj danych osobowych: Dane identyfikacyjne (imię, nazwisko), dane kontaktowe (e-mail, telefon), dane adresowe, dane finansowe (wartości zleceń, zaliczki), daty, notatki, pliki dokumentów i umów.
4. Kategorie osób: Pary ślubne i inne osoby fizyczne będące klientami Użytkownika.
5. Czas przetwarzania: Przez okres aktywnej subskrypcji Użytkownika oraz 30 dni po jej zakończeniu.
6. Zatwierdzeni podprzetwarzający:

   Podmiot	Kraj	Rola	Mechanizm transferu
   dhosting.pl	Polska (UE)	Hosting serwera i bazy danych	— (UE)
   Anthropic PBC	USA	Modele językowe AI (Claude)	SCC lub DPF
   Stripe, Inc.	USA	Obsługa płatności	SCC lub DPF

7. Usługodawca zobowiązuje się nie angażować nowych podprzetwarzających bez uprzedniego poinformowania Użytkownika z 14-dniowym wyprzedzeniem. Użytkownik ma prawo wnieść sprzeciw przed zaangażowaniem nowego podprzetwarzającego.
8. Usługodawca zapewnia, że osoby upoważnione do przetwarzania danych są związane obowiązkiem zachowania poufności.
9. Usługodawca wdraża odpowiednie techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa zgodnie z art. 32 RODO (szyfrowanie transmisji, szyfrowanie danych w spoczynku, kontrola dostępu, regularne kopie zapasowe).
10. Usługodawca wspomaga Użytkownika w realizacji praw osób, których dane dotyczą, oraz w wypełnianiu obowiązków z art. 32–36 RODO (bezpieczeństwo, ocena skutków, zgłaszanie naruszeń).
11. Po zakończeniu świadczenia usługi Usługodawca umożliwia Użytkownikowi eksport danych (w formacie dostępnym w Systemie), a następnie usuwa dane i istniejące kopie — o ile prawo nie nakazuje ich dalszego przechowywania.
12. W przypadku podejrzenia naruszenia danych osobowych Usługodawca niezwłocznie powiadamia Użytkownika, nie później niż w ciągu 24 godzin od wykrycia.

§10 Dostępność i SLA

1. Usługodawca dąży do zapewnienia dostępności Systemu na poziomie 99,5% w skali miesiąca, mierzone z wyłączeniem planowanych przerw technicznych.
2. Planowane przerwy techniczne (aktualizacje, prace konserwacyjne) będą ogłaszane z co najmniej 24-godzinnym wyprzedzeniem poprzez komunikat w Panelu Administracyjnym lub wiadomość e-mail.
3. Awarie i problemy techniczne należy zgłaszać na adres kontakt@wedflow.pl. Usługodawca dąży do usunięcia krytycznych awarii w ciągu 24 godzin od zgłoszenia w dni robocze.
4. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za przerwy w dostępie wynikające z awarii infrastruktury dostawcy hostingu, siły wyższej, ataków DDoS lub innych zdarzeń leżących poza jego kontrolą.

§11 Ograniczenie odpowiedzialności

1. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za:
   1. decyzje podjęte przez Użytkownika na podstawie treści wygenerowanych przez AI;
   2. utratę danych spowodowaną działaniem lub zaniechaniem Użytkownika (błędne usunięcie, utrata hasła, błędna konfiguracja);
   3. szkody wynikające z nieautoryzowanego dostępu do konta Użytkownika spowodowanego niedbałością Użytkownika w zakresie bezpieczeństwa;
   4. przerwy w działaniu Systemu wynikające z siły wyższej lub awarii po stronie dostawców zewnętrznych (hosting, Stripe, Anthropic);
   5. treść, poprawność prawną i skutki wiadomości e-mail wysyłanych przez Użytkownika do jego Klientów za pośrednictwem Systemu.
2. Łączna odpowiedzialność Usługodawcy wobec Użytkownika z tytułu jakiejkolwiek szkody jest ograniczona do kwoty opłat uiszczonych przez Użytkownika w ciągu ostatnich 12 miesięcy przed zdarzeniem powodującym szkodę.
3. Ograniczenie odpowiedzialności nie dotyczy szkód wyrządzonych umyślnie przez Usługodawcę ani wynikających z naruszenia przez Usługodawcę przepisów o ochronie danych osobowych.

§12 Własność intelektualna

1. Wszelkie treści i dane wprowadzone przez Użytkownika do Systemu (dane klientów, notatki, dokumenty, nagrania głosowe) pozostają własnością Użytkownika. Usługodawca nie rości sobie żadnych praw do tych treści.
2. Treści wygenerowane przez AI na zlecenie Użytkownika mogą być przez niego swobodnie używane w zakresie prowadzonej działalności, z zastrzeżeniem warunków licencyjnych Anthropic (anthropic.com/terms).
3. System (kod źródłowy, interfejs, architektura, algorytmy, bazy wiedzy) stanowi własność intelektualną Usługodawcy i jest chroniony przepisami prawa autorskiego oraz innymi przepisami o własności intelektualnej.
4. Użytkownik nie ma prawa do inżynierii wstecznej, dekompilacji, kopiowania, reprodukowania ani dystrybucji Systemu lub jego elementów.
5. Nazwa „WedFlow", logotypy i inne oznaczenia Usługodawcy są chronionymi oznaczeniami. Użytkownik nie może ich używać bez uprzedniej pisemnej zgody Usługodawcy.

§13 Zmiany Regulaminu

1. Usługodawca zastrzega prawo do zmiany niniejszego Regulaminu z ważnych przyczyn, w szczególności: zmian przepisów prawa, zmian funkcjonalności Systemu, zmian w infrastrukturze technicznej lub zmian w orzecznictwie sądów.
2. O każdej zmianie Regulaminu Użytkownik zostanie poinformowany drogą e-mailową oraz poprzez komunikat w Panelu Administracyjnym, co najmniej 14 dni przed dniem wejścia w życie nowych postanowień.
3. Jeśli Użytkownik nie zgadza się ze zmianami, ma prawo wypowiedzieć umowę i usunąć konto przed wejściem zmian w życie, bez dodatkowych opłat.
4. Kontynuowanie korzystania z Systemu po wejściu w życie nowego Regulaminu jest równoznaczne z jego akceptacją.

§14 Rozwiązanie umowy

1. Użytkownik może w dowolnym momencie rozwiązać umowę i usunąć konto poprzez opcje dostępne w Panelu Administracyjnym lub pisemnie na adres kontakt@wedflow.pl.
2. Usługodawca może rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku:
   1. naruszenia przez Użytkownika postanowień niniejszego Regulaminu (w szczególności §7 ust. 4 — zakaz spamu lub §8 — obowiązki administratora danych);
   2. nieuiszczenia opłat subskrypcyjnych przez okres dłuższy niż 30 dni od upływu terminu płatności;
   3. działania na szkodę Usługodawcy lub innych użytkowników Systemu;
   4. stwierdzenia, że Użytkownik podał nieprawdziwe dane podczas rejestracji.
3. Po rozwiązaniu umowy Użytkownik ma 30 dni na eksport swoich danych (w formacie dostępnym w Systemie). W tym czasie konto jest w trybie tylko do odczytu — bez możliwości dodawania nowych danych.
4. Po upływie 30 dni od rozwiązania umowy wszystkie dane Użytkownika i jego Klientów są trwale usuwane, z wyjątkiem:
   1. danych rozliczeniowych — przechowywanych przez 5 lat od końca roku podatkowego (obowiązek podatkowy);
   2. danych niezbędnych do ochrony przed roszczeniami prawnymi — do 3 lat od zakończenia umowy.

§15 Prawo właściwe i spory

1. Niniejszy Regulamin podlega prawu polskiemu.
2. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem stosuje się przepisy Kodeksu Cywilnego, ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (UŚUDE) oraz rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO).
3. Wszelkie spory wynikające z lub związane z niniejszym Regulaminem strony będą starały się rozwiązać polubownie w drodze negocjacji. Przed wytoczeniem powództwa zalecana jest mediacja.
4. W przypadku braku porozumienia spory będą rozstrzygane przez sąd powszechny właściwy dla siedziby Usługodawcy.
5. Użytkownik będący konsumentem ma prawo skorzystać z platformy ODR (Online Dispute Resolution) dostępnej pod adresem ec.europa.eu/consumers/odr.